Eine schriftliche Anmeldung ist die übliche Vorgehensweise, um die Anmeldung von Teilnehmern zu gestalten. Name, Anschrift, Telefonnummer und äh, ja was eigentlich noch? Welche Daten bei einer Anmeldung erfasst werden sollten und welche Fragen die Teilnehmer bzw. deren Eltern auf den Rückmeldebogen beantworten sollten, um im Notfall einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, haben wir hier einmal aufgedröselt. Unser Vorschlag:
Daten auf der Anmeldung
- Vor- und Zuname des Teilnehmers sowie der Erziehungsberechtigten
- Anschrift
- Geburtsdatum des Teilnehmers
- Telefonnummer für Rückfragen zur Anmeldung
- E-Mail-Adresse für weitere Einladungen zu Elternabend, …
- Angaben zur Zahlung des Teilnahmebeitrags (Überweisung, Barzahlung, Bankeinzug)
- Zustimmung Teilnahmebedingungen
- Unterschrift Erziehungsberechtigter
Ergänzen solltet ihr entsprechend des vorletzten Punktes die Anmeldung um Teilnahmebedingungen, wie ihr sie zum Beispiel in dieser Checkliste des Jugendserver Niedersachsen findet.
Fragebogen zu jedem Teilnehmer
Mit dem Versand der Anmeldebestätigung empfiehlt es sich dann, einen Teilnehmer-Fragebogen zu verschicken, der euch mind. zwei Wochen vor dem Start wieder zugestellt werden muss. Damit fragt ihr wichtige Daten für Notfälle und auch für die Essensplanung ab.
Folgende Daten bieten sich an:
- Name des Teilnehmers
- Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten während des Ferienlagers
- ggf. separate Notfallnummer
- Krankenversicherung des Kindes
- Haftpflichtversicherung des Kindes
- Ist das Kind Schwimmer/Nicht-Schwimmer? Darf es schwimmen?
- Besonderheiten bei der Ernährung: Intoleranzen, Allergien, Vegetarier/Veganer?
- Fragen zum Impfschutz des Kindes
- Weitere Besonderheiten, die zu beachten sind?
Einen guten Musterbogen könnt ihr hier ebenfalls beim Jugendserver Niedersachsen einsehen.
Anmeldungen online verwalten
Wer lieber nicht auf Papier Anmeldungen entgegen nehmen möchte, kann sich “campflow” einmal genauer anschauen. Dort könnt ihr sehr einfach und intuitiv eine Online-Anmeldemaske anlegen, Zahlungseingänge verwalten und Daten der Teilnehmer*innen pflegen. Auch Rabatte für Geschwister-Kinder, die Annahme der Teilnahmebedingungen und einiges mehr ist möglich, darüber zu organisieren.
