Wenn ihr ein Ferienlager organisiert, dann habt ihr viele Infos, die ihr an die Eltern der Teilnehmer und die Teilnehmer selbst vorab kommunizieren wollt. Damit alle Infos ankommen und ggf. Rückfragen schnell geklärt werden können, bietet sich ein Vortreffen an. Wie dieses ablaufen kann und was ihr beachten solltet, erfahrt ihr in diesem Artikel.
Wann und wo?
Bei uns war das Vortreffen zum Ferienlager immer etwa vier bis fünf Wochen vor dem Start – etwa parallel zum Anmeldeschluss. Damit stellt ihr sicher, dass möglichst viele Teilnehmer schon feststehen. Wir haben uns dabei immer für einen Freitagabend entschieden, so dass auch berufstätige Eltern daran teilnehmen können. Die Dauer war meist so 60-90 Minuten – oft wurde die Zeit eher am Ende noch für Gespräche und Rückfragen am Rande genutzt. Als Ort bietet sich am besten ein Raum bei euch im Gemeindezentrum oder Vereinsheim an, in dem alle Platz haben.
Ziele des Vortreffens
Warum ist ein Vortreffen wichtig? Nun, zum einen, um alle Informationen gesammelt an Eltern und Teilnehmer zu kommunizieren und um Rückfragen direkt zu klären. Aber vor allem, damit Teilnehmer und Eltern euch als Leitungsteam kennenlernen. Durch den direkten Kontakt entsteht Vertrauen auf allen Ebenen. Ihr könnt so erste Kontakte knüpfen und insbesondere Eltern von Teilnehmern, die vielleicht zum ersten Mal in ein Ferienlager fahren, können ihre Sorgen und Ängste loswerden oder zumindest reduzieren.
Ablauf eines Vortreffens
Nach einer Begrüßung durch die Leitung stellt sich am besten zuerst das ganze Team an Jugendleitern vor. Dabei sollte nicht nur kommuniziert werden, wer welche Aufgabe im Ferienlager hat, sondern auch, was ihr beruflich und in eurer Freizeit macht. So schafft ihr umso mehr Vertrauen und schafft Anknüpfungspunkte.
Stellt danach euer Reiseziel vor, den Platz oder die Unterkunft und geht auf das Thema sowie das grobe Programm ein. Vergesst dabei nicht auf spezielle Utensilien hinzuweisen, die die Teilnehmer auf jeden Fall mitbringen sollten. Gut ist auch immer, eine Packliste auszuteilen. Geht auch auf die Lagerregeln ein und auf alles, was euch wichtig ist, also zum Beispiel, was nicht mit genommen werden darf und wie ihr mit Verstößen gegen die Lagerregeln umgeht.
Am Ende bietet sich eine offene Fragerunde an, bei der restliche Fragen geklärt werden können. Anschließend könnt ihr ein lockeres Gettogether veranstalten, bei dem auch noch der ausstehende Teilnehmer-Beitrag bezahlt oder aber der Teilnehmer-Fragebogen mit Hinweisen auf Erkrankungen, Allergien und weitere Hinweise abgegeben werden können.
Nicht vergessen!
Vergesst nicht, alle Infos des Vortreffens auch an die Teilnehmer zu schicken, die nicht am Vortreffen teilgenommen haben, so dass diese auf dem gleichen Infostand sind. Nennt in dem Infoschreiben am besten auch einen Jugendleiter als Ansprechpartner für Rückfragen.
Und bei euch so?
Gibt es bei euch ein Vortreffen und wenn ja, wie organisiert ihr das? Verratet das doch bitte in den Kommentaren.
Wir machen immer nur ein Elternabend ohne die teilnehmenden Kinder. Infos sind fast identisch wie du sie erwähnst.