Ein Blick in das Handbuch für Jugendleiter und Jugendleiterinnen zeigt, dass die Aufgaben in der Jugendarbeit vielfältig sind. Das macht das Ehrenamt zu einer spannenden Tätigkeit, bei der du viel lernen kannst. Es ist jedoch auch eine Herausforderung, die es zu meistern gilt. Denn neben deinem Job als Jugendleiter*in hast du vermutlich eine Reihe anderer Verpflichtungen sowie Hobbys, Familie und Freunde, die du regelmäßig treffen willst.
Wir wollen auf die vielfältigen Aufgaben und die Herausforderungen in der Jugendarbeit eingehen. Anschließend stellen wir dir ein Tool vor, mit dem du dir den Alltag als Jugendleiter*in erleichtern kannst.
Die Aufgaben von Jugendleiter*innen
Deine Tätigkeiten als Jugendleiter*in umfassen die Planung, Organisation und Durchführung von sportlichen und außersportlichen Angeboten für Kinder und Jugendliche. Du bist dabei Teil eines gemeinnützigen Vereins oder leitest diesen sogar. Innerhalb dieser Gruppe vertrittst du die Interessen der Mitglieder und sorgst dafür, dass Kinder und Jugendliche sich im Vereinsalltag beteiligen.
Als Jugendleiter*in bist du zudem pädagogisch tätig und trägst dazu bei, die Kinder und Jugendlichen in ihrer sportlichen, persönlichen und sozialen Entwicklung zu unterstützen sowie Selbstständigkeit, Teamfähigkeit und selbstbestimmtes Lernen des Einzelnen zu fördern. Auch die Gewinnung und Bindung neuer Mitglieder sind Teil deines Amtes.
Darüber hinaus liegen alle Formalitäten in deinen Händen. Du bist zuständig für die
Finanzierung und Erschließung von Fördermöglichkeiten für die Jugendarbeit. Außerdem erledigst du allerlei bürokratische Aufgaben, wie das Pflegen der Buchhaltung, Einhalten der DSGVO und sonstiger Bestimmungen des Finanzamtes für gemeinnützige Vereine.
Herausforderungen für Jugendleiter*innen
In der Jugendarbeit sollte vor allem die pädagogische Tätigkeit mit den jungen Menschen im Vordergrund stehen. Doch genau diese rückt aufgrund der steigenden bürokratischen Last in den letzten Jahren immer weiter nach hinten. Denn die Herausforderungen in der Vereinsgründung und -verwaltung kosten dich als Jugendleiter*in viele Stunden Arbeit. Diese wertvolle Zeit fehlt letztendlich an anderer Stelle und kommt nicht den Kindern und Jugendlichen zugute.
Einhaltung der Datenschutzbestimmung und Regularien
In den letzten Jahren sind die Datenschutzbestimmungen (DSGVO) immer spezifischer geworden. Sie müssen jedoch unbedingt eingehalten werden, um dich und deine Teilnehmer zu schützen. Dafür musst du dir die entsprechenden Kenntnisse aneignen. Abgesehen davon gibt es feste Regularien des Finanzamts für gemeinnützige Vereine, die du ebenfalls einhalten musst, um deinen Status der Gemeinnützigkeit nicht zu verlieren.
Führen der Buchhaltung
Die Buchhaltung muss genau wie die DSGVO ebenfalls korrekt und auf dem neusten Stand sein. Die Kasse muss schließlich stimmen, damit nicht hinterher eine böse Abmahnung folgt oder plötzlich kein Geld mehr da ist. Sobald du jedoch viele unterschiedliche Zahlungsausgänge und -eingänge verwalten musst und nicht gerade Buchhalter*in oder Bankberater*in ist, kann dies zur Herausforderung werden.
Verwaltung von Event-Anmeldungen und Teilnehmerlisten
Event-Anmeldungen über WhatsApp-Gruppen oder aushängende Teilnahmelisten sind ebenfalls ein Zeitfresser, da du jeden Namen und jede Telefonnummer manuell in eine Excel-Liste übertragen musst. Hier kommen wir zum nächsten Problem: Anmeldelisten in Excel sind nicht unbedingt geeignet, um immer auf dem neuesten Stand zu sein, was die Teilnehmer*innen angeht. Einerseits kannst du unterwegs nicht jederzeit auf die Liste zugreifen, andererseits ist Microsoft ziemlich teuer.
Vereinfachung der Jugendarbeit mit campflow
Um wieder mehr Zeit für die Jugendarbeit freizuräumen, wollen wir dir ein Tool vorstellen, dass sich auf die Anforderungen und Herausforderungen ehrenamtlicher Jugendgruppen spezialisiert hat – entwickelt von zwei aktiven Jugendleitern mit jahrelanger Praxiserfahrung: campflow.
Einfache Event-Anmeldungen: Als Jugendleiter*in kannst du mithilfe eines Baukastens eigene Online-Formulare erstellen, mit denen sich Teilnehmer*innen für Veranstaltungen anmelden können. Dieses versendest du einfach über einen Link – für dich entsteht keinerlei manueller Aufwand und du hast zudem eine übersichtliche Darstellung bisheriger Anmeldungen.
Übersichtliche Teilnahmelisten: Innerhalb des Tools werden alle Teilnehmer*innen übersichtlich dargestellt und du kannst spezifische Informationen eintragen, die für dich wichtig sind. Zum Beispiel, wer welche Medikamente benötigt oder wer wann Geburtstag hat. Um zu wissen, welche Teilnehmer*innen schon bezahlt haben, kannst du campflow mit eurem Vereinskonto verbinden. Bezahlte Anmeldungen werden dann automatisch abgehakt.
Simple Buchhaltung: Durch Automatisierungen machst du dir die Buchhaltung leicht. Du musst lediglich euer Vereinskonto anbinden, anschließend kannst du alle Belege mit den Transaktionen aus eurem Bankkonto verknüpfen. Aufwändiges Abgleichen von Kontoauszügen und Tabelle mit Belegen ist dann nicht mehr nötig.
Einhaltung von Regularien: Egal, ob DSGVO oder Finanzamt: Die Regularien für gemeinnützige Vereine werden mithilfe des Tools eingehalten, da es dich an Deadlines, Freigrenzen und Bestimmungen erinnert. Alle Regeln für den Datenschutz hältst du fast automatisch ein, da das Tool dich nach einer bestimmten Zeit daran erinnert, nicht mehr benötigte Daten zu löschen.
Schnelle Beantragung von Zuschüssen: Ab 2023 kannst du in einer Datenbank Zuschüsse für Events finden und sie mit wenigen Klicks in einem Schritt-für-Schritt-Prozess beantragen.
Zusammenfassung
Ehrenamtlich tätig zu sein, mit jungen Menschen zusammenzuarbeiten und sie in ihrer Entwicklung zu fördern, ist eine erfüllende Aufgabe. Bist du aktiv im Verein tätig oder leitest diesen sogar, weißt du vermutlich, welcher Aufwand dahinter steckt. Zum Glück gibt es Jugendleiter*innen wie Sebastian und Niklas, die es sich zum Ziel gemacht haben, das Ehrenamt zu stärken. Dies ist möglich durch ein Tool, das die zeitaufwendigsten Aufgaben des Jugendleiter-Alltags automatisiert und in dem du nie den Überblick verlierst.
“Großartig, was Niklas und Sebastian da entwickelt haben! Eine große Arbeitserleichterung für die Vereins-Orga – und auch gegenüber Eltern und Teilnehmenden entsteht so ein professionellerer Auftritt.”
(Daniel vom Jugendleiter-Blog)
