Nachbereitung der Sitzungen
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Im Idealfall habt ihr nun eine gut gelungene und erfolgreiche Teamsitzung hinter euch, in der ihr alle wichtigen Anregungen, Fragen und Probleme klären und lösen konntet. Vielleicht habt ihr ja auch schon am Ende einen Termin für die nächste Sitzung festgelegt, denn je öfter ihr diese Sitzungen macht, desto strukturierter und kürzer sind diese am Ende im Durchschnitt und fühlen sich angenehmer an als eine viel zu lange Besprechung, bei der die Konzentration schnell sinkt.
Jetzt im Anschluss an die Sitzung soll die Nachbereitung dieser stattfinden. Dafür ist jetzt besonders das Protokoll sehr wichtig. Und bevor hier auf die Nachbereitung genauer eingegangen wird, sind hier wichtige Tipps zum Protokoll, die sich der*die Protokollant*in im Idealfall vorab genauer angeschaut hat:
1. Auf dem Protokoll sollten immer, egal welche Form des Protokolls ihr verwendet, folgende Dinge zu finden sein: Ort, Datum, Beginn und Ende, Benennung des*der Protokollant*in, Aufzählung der Teilnehmer*innen und ggf. auch die der Abwesenden.
2. Es gibt verschiedene Formen des Protokolls. Ein Verlaufsprotokoll zeichnet beispielsweise stichpunktartig fast alles auf, was gesagt wurde. So kann die Sitzung im Nachhinein erneut wieder erlebt werden und nach Belieben in ganzen Sätzen nach der Sitzung vervollständigt werden.
Dann gibt es auch noch das Ergebnisprotokoll. Bei diesem sind nur die Ergebnisse, wie der Name eben schon sagt, und wichtige Ereignisse wichtig und werden schriftlich festgehalten. Diese Protokollform eignet sich besonders gut, um Beschlüsse festzuhalten.
Das Gedächtnisprotokoll wird erst im Anschluss nach der Sitzung aus dem Gedächtnis herausgeschrieben und eignet sich beispielsweise dann, wenn es um oberflächliche Themen geht oder ihr niemanden finden könnt, der die Aufgabe des*der Protokollant*in übernehmen kann oder möchte.
3. Nicht in Panik verfallen, wenn bestimmte Punkte nicht schnell genug aufgeschrieben werden können. Nach der Aussprache gerne einmal höflich nachfragen, ob das Letzte wiederholt werden kann und schon habt ihr die Möglichkeit, euer Protokoll zu vervollständigen.
4. Wenn viel Redebedarf besteht, ist es von Vorteil, zunächst alles nur stichpunktartig aufzuschreiben und dann im Anschluss ggf. noch mal zu überarbeiten und in ganzen Sätzen ausgeschrieben zu formulieren.
Ganz egal, welche Form des Protokolls der*die Protokollant*in genutzt hat, ihr sorgt nun im Nachhinein dafür, dass dieses zu euch gelangt und ihr es sichten könnt. Lest euch die einzelnen Aspekte durch und kontrolliert, ob alle wichtigen Punkte festgehalten wurden. Ergänzungen können gerne vorgenommen werden und entweder wird das Protokoll nun so in eure Akten aufgenommen, beispielsweise für die nächste Sitzung, um zu schauen, was ihr von der “To-Do-Liste” schon erledigen konntet oder es kann dazu verwendet werden, um bestehende Probleme erneut zu besprechen, um zu schauen, ob sich hier etwas gebessert hat. Vermutlich ist das Protokoll handschriftlich festgehalten worden. Falls ihr die Protokolle einem Träger oder einer Organisation vorzeigen wollt oder sogar müsst, solltet ihr dieses abtippen. Das wirkt gleich organisierter, professioneller und an manchen Stellen vielleicht auch strukturierter.
Wenn ihr das Protokoll dann zur Nachbereitung gesichtet und genutzt habt, wollt ihr für euch persönlich die Sitzung noch einmal Revue passieren lassen. Nehmt euch dazu einen Zettel und einen Stift und zeichnet euch eine Tabelle mit zwei Spalten auf. Über einer Spalte malt ihr einfach ein Plus (positiv) und über die andere ein Minus (negativ). In dieser Tabelle haltet ihr nun fest, was ihr eben an der Sitzung positiv zu bewerten findet und was negativ. Dabei geht es um allgemeine Aspekte, aber gerne auch, was euch subjektiv gestört hat.
Im Anschluss dessen überlegt ihr nun, wie die positiven Dinge in der nächsten Sitzung erneut aufgegriffen und wie die negativen Aspekte gelöst und verändert werden könnten.
Checkliste:
– ggf. schon den nächsten Sitzungs-Termin festlegen
– Protokoll sichten und eventuell mit anderen besprechen
– Teamsitzung noch mal durchleben und für sich Punkte aufschreiben, die beim nächsten Mal verbessert werden können oder wiederholt werden sollten (tabellarisch)
